איך לבחור קייטרינג לכנס עסקי — מדריך למנהלי אירועים

מתחילים מלוח הזמנים, לא מהתפריט

לפני שבוחרים מנות, מסמנים על ציר הזמן את הרגעים שבהם אנשים אוכלים: התכנסות בוקר, הפסקת קפה ראשונה, צהריים, הפסקה אחרי הצהריים והרמת כוסית בסיום. לכל אחד מהם דרוש קצב הגשה אחר.

בהתכנסות והפסקות המטרה היא מהירות: כמה שיותר נקודות הגשה קטנות מפוזרות במרחב, במקום עמדה מרכזית אחת שיוצרת פקק.

• התכנסות (30 דק') — קפה, מאפים, פירות
• הפסקת בוקר (20 דק') — 2 עמדות קטנות לכל 150 משתתפים
• צהריים (45-60 דק') — 1 דוכן פעיל לכל 60-70 משתתפים
• הפסקה אחה"צ — מתוקים, שתייה קרה, אספרסו
• סיום — בר בירה / קוקטיילים לנטוורקינג

כמה עמדות צריך לכנס?

דוכן פעיל מייצר בממוצע 45-60 מנות בשעה. לכנס של 300 משתתפים עם הפסקת צהריים של שעה, צריך 5 עמדות פעילות לפחות — אחרת התור יאכל את הזמן של המושב הבא.

טיפ מהשטח: עמדות עם מנות שמורכבות מראש (מיני כריכים, פוקי בול, שולחן שוק) מזיזות תור מהר בהרבה מעמדות שמכינות מנה־מנה.

כשרות, אלרגנים והעדפות תזונתיות

בכנס עסקי יש תמיד מגוון: שומרי כשרות, צמחונים, טבעונים ורגישים לגלוטן. הדרך הבטוחה היא ספק שעובד בכשרות מלאה ומספק סימון ברור לכל עמדה.

אנחנו ב-Foodit4u עובדים בכשרות בהשגחת הרבנות, עם הפרדה מלאה בין עמדות בשריות לחלביות, ותמיד משלבים לפחות שתי אפשרויות צמחוניות/טבעוניות מלאות.

• בקשו סימון אלרגנים בכל עמדה
• ודאו שיש מנה טבעונית מלאה, לא רק סלט
• אירוע בשרי? ודאו שהקינוחים פרווה

7 שאלות לשאול כל ספק לפני החתימה

רוב ההפתעות ביום הכנס נמנעות בשיחת טלפון אחת טובה. אלה השאלות שאנחנו ממליצים לשאול:

• כמה אנשי צוות מגיעים בפועל, ומי מנהל האירוע מטעמכם?
• מה זמן ההקמה והפירוק, ומה נדרש מהמקום (חשמל, מים, גישה)?
• האם המחיר כולל ציוד, כלים, שולחנות ועיצוב עמדות?
• מה קורה אם מספר המשתתפים משתנה שבוע לפני?
• האם יש גיבוי אם עמדה מתקלקלת ביום האירוע?
• מה מדיניות הביטול והתשלום, והאם יש חשבונית ותנאי שוטף?
• אפשר לקבל המלצות משני כנסים דומים בגודל?

תקציב — איפה כדאי לחסוך ואיפה לא

כדאי לחסוך במספר סוגי המנות, לא בכמות העמדות. פחות מגוון עם יותר נקודות הגשה נותן חוויה טובה יותר מתפריט ענק עם תורים.

אל תחסכו בצוות ובקפה. שני אלה הם ההבדל בין כנס שמרגיש מאורגן לכנס שמרגיש מאולתר.